ERP kurz erklärt
September 2023

Was bedeutet
ERP-Integration?

Verwenden Sie mehrere, nicht miteinander verbundene Softwarelösungen, um Ihr Unternehmen zu steuern?

Sie sind nicht effizient?
Sie haben häufig Doppel- und Mehrfacherfassungen?
Treten regelmäßig Fehler auf?
Sind Sie von Excel-Tabellen überlastet?

Durch die volle Nutzung der ERP-Integration…

werden Ihre Daten zentralisiert und sind stets aktuell.
verschwinden Doppelerfassungen.
werden Fehler seltener und Ihre Prozesse sicherer.
steigt die Effizienz Ihres Unternehmens.
profitieren Sie von einer optimalen Grundlage für eine hochwertige Digitalisierung.

ERP-Integration verstehen

Die ERP-Integration (Enterprise Resource Planning) spielt eine wesentliche Rolle für moderne Unternehmen. Dabei handelt sich um eine leistungsstarke Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Abläufe zu zentralisieren und zu optimieren.

Oft verwendet in einem Unternehmen jede Abteilung noch ihre eigene Software, um ihre Geschäftsprozesse zu verwalten, z. B. den Vertrieb, die Logistik oder die Finanzen. Diese Softwarelösungen arbeiten unabhängig voneinander, was zu Fehlern, doppelten Daten und ineffizienter Koordination führt.

Mit der ERP-Integration werden sämtliche Abteilungen wie Finanzen, Logistik, Vertrieb, Kundendienst und viele andere miteinander verbunden. Die in einer Abteilung erfassten Daten werden in allen anderen Abteilungen automatisch aktualisiert, wodurch Fehler und Duplikate vermieden werden.

Neben der Vereinfachung der Betriebsführung bietet die ERP-Integration einen Gesamtüberblick über die Unternehmensleistung durch Dashboards und detaillierte Berichte. Führungskräfte können somit fundierte und reaktionsschnelle Entscheidungen treffen, um das Unternehmenswachstum zu fördern.

Die ERP-Integration automatisiert auch wiederkehrende Aufgaben, sodass sich die Mitarbeitenden auf wertschöpfendere Aktivitäten konzentrieren können.

Grafik zur ERP-Integration Actricity mit integrierten Modulen wie CRM, Service, Materialwirtschaft, Projektmanagement und Beschaffung

Auf dieser Grafik sehen sie ein Beispiel für verschiedene, in einem einzigen ERP integrierte Funktionen.

Die diversen oben genannten Funktionen interagieren miteinander und aktualisieren automatisch die für die jeweiligen Prozesse erforderlichen Daten.

Veranschaulichen wir die Interaktionen und Automatisierungen an einem Beispiel:

Eine Rechnung wird im System erfasst und an Ihren Kunden gesendet. Die Buchhaltung wird automatisch entsprechend aktualisiert. Selbstverständlich wird auch die Kostenrechnung entsprechend angepasst. Da diese Rechnung mit einem Projekt verknüpft ist, wird auch das Projektcontrolling in finanzieller Hinsicht aktualisiert. Und schließlich werden auch der Kundenumsatz und der Unternehmensumsatz aktualisiert.

Veranschaulichen wir die Interaktionen und Automatisierungen an einem Beispiel:

Eine Rechnung wird im System erfasst und an Ihren Kunden gesendet. Die Buchhaltung wird automatisch entsprechend aktualisiert. Selbstverständlich wird auch die Kostenrechnung entsprechend angepasst. Da diese Rechnung mit einem Projekt verknüpft ist, wird auch das Projektcontrolling in finanzieller Hinsicht aktualisiert. Und schließlich werden auch der Kundenumsatz und der Unternehmensumsatz aktualisiert.

Grafik zur ERP-Integration Actricity mit automatischer Aktualisierung von Buchhaltung, Kostenrechnung, Lager und Umsatz nach Rechnungserstellung

Einige Vorteile, die die ERP-Integration bietet:

Datenzentralisierung

Alle Unternehmensinformationen werden in einem einzigen System zusammengeführt, was den Zugriff, die Verwaltung und die Analyse der Daten für alle Abteilungen erleichtert.

Verbesserte Zusammenarbeit

Die verschiedenen Abteilungen können Echtzeitinformationen teilen, was die Zusammenarbeit, die Kommunikation und eine schnelle Problembehebung fördert.

Kostenreduzierung

Die ERP-Integration optimiert Prozesse, beseitigt Duplikate und verringert den Personalbedarf, was zu erheblichen Einsparungen für das Unternehmen führt.

Automatisierung von Aufgaben

Die ERP-Integration ermöglicht die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben, was menschliche Fehler reduziert, die Effizienz steigert und Zeit für wertschöpfende Aktivitäten freisetzt.

Symbol für ERP-Integration Actricity und hohe Anpassungsfähigkeit an Marktveränderungen

Anpassungsfähigkeit an Veränderungen

Mit einer gut integrierten ERP-Software können sich Unternehmen leichter an Marktentwicklungen, neue Technologien und organisatorische Veränderungen anpassen.

Wettbewerbsvorteil

Durch die Verbesserung der Gesamteffizienz und eine bessere Ressourcenverwaltung verschafft die ERP-Integration dem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil auf dem Markt.

Zusammenfassend ist die ERP-Integration ein wesentliches Werkzeug zur Steigerung der Effizienz, Zusammenarbeit und ganzheitlichen Unternehmensführung. Dies ermöglicht Ihnen, auf dem Markt wettbewerbsfähig zu bleiben, indem Sie fundierte Entscheidungen auf Grundlage genauer Daten treffen. Eine Investition in die ERP-Integration kann eine kluge Wahl sein, um Ihr Unternehmen in einer sich ständig verändernden Geschäftsumgebung erfolgreich voranzubringen.

Und nun zur ERP-Lösung Actricity

Actricity ist eine integrierte ERP-Lösung (Enterprise Resource Planning), die alle oben genannten Vorteile bietet.

Im Gegensatz zu anderen ERP-Lösungen wurden alle Module und Funktionen mit derselben Technologie entwickelt, komplett webbasiert und auf derselben homogenen Datenstruktur aufgebaut. Dies erleichtert den Informationsaustausch erheblich, ermöglicht einen reibungslosen Ablauf der Prozesse und reduziert die Schulungskosten für die Mitarbeitenden.

Hier eine Übersicht aller verfügbaren Funktionen in unserer ERP-Lösung:

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Atricity Basis

Verwaltet Ihre Stammdaten wie Geschäftspartner, Produkte, Mandanten, Fachkompetenzen, Leistungsarten, Mitarbeiter und vieles mehr.

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Auftragsabwicklung

Die ERP Auftragsabwicklung unterstützt den gesamten Prozess von der Angebotserstellung bis zur Rechnungsstellung für alle Auftragstypen.

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Einkauf

Umfassende Artikelverwaltung (Preise, Verträge), Multilager, flexible Bestellungen, integrierte Inventur, Rückgaben und Reparaturen.

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Kundenbeziehungsmanagement

Kundenbeziehungen sind entscheidend. CRM ist ein Muss für Dienstleister.

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Service

Support- und Serviceprozess als wichtige Funktion im Field Service Managament, um die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.

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Equipment-Verwaltung

Die Instandhaltung von Actricity für die Verwaltung von eigenen, oder auch Kundenobjekten.

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Vertragswesen

ERP Vertragsverwaltung ermöglicht automatische Verrechnung nach definierten Frequenzen wie jährlich, quartalsweise, oder halbjährlich.

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Ressourcenplanung

Dynamische Einplanung der Ressourcen oder Fachkompetenzen.

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Materialwirtschaft

Logistik und Supply Chain Management.

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Projektmanagement

Alle Informationen und Verknüpfungen zu verschiedenen Belegen rund um ein Projekt werden abgebildet.

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Leistungserfassung

Buchung auf Projekte, Präsenzzeiterfassung mit Kommen/Gehen über PC oder auch Tablet und Smartphone.

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Dienstleistungs-Kontingente

Verwalten Sie Stunden-, Leistungs- oder Servicekontingente zentral im ERP. Verbrauch und Restkontingente werden automatisch aktualisiert und mit Kunden oder Projekten verknüpft.

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Mobile Applikation

Die mobile Applikation für Serviceaufträge, Kalender, Kontaktstamm, Serviceobjekte, Kommen/Gehen, Erfassung von Spesen mit KI.

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Webportal

Zugriff für Kunden auf Aufträge, Rechnungen und vieles mehr.

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Schnittstellen

Technologien / Formate:

Flat Files (.TXT, .CSV)
Formatierte Files (.XML, .JSON)
Webservices (Soap, Rest)
ESB (enetrprise Service Bus)

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Knowledge Management

Wissen sammeln, strukturieren und veröffentlichen.

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Dokument Management System

Dokumente hochladen und mit den Prozessen verknüpfen.

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Indikatoren

Ein flexibles Kennzahlen- und Auswertungssystem.

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Workflow

Arbeitsabläufe, zugeordnete Arbeiten, E-Mails, interne Notizen referenziert zu den jeweiligen Projekten.

Dank der starken Integration unserer ERP-Lösung interagieren all diese Funktionen miteinander und steigern die Effizienz unserer Kunden.

Die ausgewählten Beispiele verdeutlichen die hochgradige Integration unserer Lösung und die damit verbundenen Vorteile:

Beispiel Nr. 1:

Der Vertrieb bearbeitet alle Kundenanfragen und erstellt sämtliche Preisangebote im ERP-System.

Ergebnis:

Alle Abteilungen können auf zentralisierte Vertriebsinformationen im ERP-System zugreifen (gemäß den von Unternehmen festgelegten Berechtigungen), zum Beispiel den Umfang eines Projekts, getroffene Vereinbarungen, gewährte Konditionen usw.

Vorteil:

DATEN-ZENTRALISIERUNG

Beispiel Nr. 2:

Vom Pre-Sales bis zur Unterzeichnung eines Geschäfts werden alle Dokumente und Vertragsbedingungen im ERP-System mit dem Projekt (oder Geschäft) verknüpft.

Ergebnis:

Der Vertrieb überträgt dank der integrierten Dokumenten-verwaltung problemlos alle Informationen und dank des integrierten Workflows alle erforderlichen Aufgaben an die Projekt- oder Betriebsabteilung. Dieser Schlüsselprozess wird durch das ERP-System sicher und effizient gestaltet.

Vorteil:

VERBESSERUNG DER ZUSAMMENARBEIT

Beispiel Nr. 3:

Durch die Identifizierung aller zu bearbeitenden Kundenbestellungen und die Integration von Lieferantenaufträgen im System werden genaue Lagerauffüllungsvorschläge automatisch vom System erstellt.

Ergebnis:

Die Lagerauffüllung erfolgt durch die automatischen Systemvorschläge schneller. Zudem sind Lieferantenbestellungen genauer und reduzieren die Arbeits- und Lagerverwaltungskosten, da das ERP-System über viele Informationen verfügt.

Vorteil:

KOSTEN-REDUKTION

Beispiel Nr. 4:

Die Erstellung von Kundenrechnungen (Standardrechnungen oder Abonnementrechnungen) sowie deren Versand per E-Mail sind vollständig automatisiert.

Ergebnis:

Nicht nur die für die Rechnungserstellung benötigte Zeit wird erheblich reduziert, sondern der gesamte Prozess wird viel schneller abgewickelt und wirkt sich positiv auf Ihre Liquidität aus, da das System in der Lage ist, diese wiederholenden Aufgaben zu automatisieren.

Vorteil:

AUTOMATISIERUNG VON AUFGABEN

Beispiel Nr. 5:

Ihre Stammdaten (die gesamte Artikelverwaltung, einschließlich Kategorien, Preisen und Bildern) sind ausgezeichne integriert, das bedeutet, sie sind zu 100% zentralisiert und von hoher Qualität im System.

Ergebnis:

Sie können beispielsweise problemlos einen Online-Shop an Ihr ERP-System anschließen und Ihre Prozesse weiterentwickeln, indem Sie sich an die wirtschaftlichen Veränderungen anpassen, ohne Ihre Unternehmensdatenstruktur neu überdenken oder neu organisieren zu müssen. Außerdem erhöhen Sie mit einem an Ihr ERP-System angeschlossenen Online-Shop, die Gesamtintegration Ihrer Prozesse.

Vorteil:

ANPASSUNGSFÄHIGKEIT AN VERÄNDERUNGEN

Beispiel Nr. 6:

Ihre Stammdaten sind zu 100% zentralisiert und Ihre operativen Prozesse sind hervorragend integriert, was Effizienz in Ihre Organisation bringt.

Ergebnis:

Nicht nur Fehler nehmen ab, sondern Sie können auch darüber nachdenken, neue Innovationen voranzutreiben und Ihre Prozesse weiter zu digitalisieren, beispielsweise mobile Anwendungen für Ihre Mitarbeitenden bereitzustellen, da das ERP-System das Rückgrat Ihrer Organisation dafür bildet.

Vorteil:

WETTBEWERBS-VORTEIL

Wir haben einige besonders interessante Funktionen von Actricity identifiziert, die zusätzliche Vorteile bieten:

Verbesserung der Kunden-kontaktpunkte (Customer Touchpoints)

Integriertes Kundenbeziehungs-management (CRM)

Erfahren Sie mehr

Reibungslosere und sicherere interne Prozesse

Integrierter Workflow und integrierte Kommunikations-kanäle

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Reduktion von Papier innerhalb des Unternehmens

Integriertes Dokumenten-management-system (DMS)

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Steigerung der Agilität und Effizienz der Mitarbeitenden

Mit dem ERP verbundene mobile Anwendung, online und offline

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Eröffnung neuer Vertriebskanäle

Mit dem ERP verbundener Online-Shop (E-Commerce)

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Zusammenfassend bietet die Integration von Geschäftsprozessen in ein ERP wie Actricity vielfältige Vorteile, die den Betrieb optimieren, Kosten reduzieren, die Zusammenarbeit verbessern und die Fähigkeit zur fundierten Entscheidungsfindung stärken.

Dank einer besseren Sichtbarkeit der Daten und Operationen können Unternehmen ihre Effizienz steigern und wettbewerbsfähiger werden, während sie gleichzeitig eine bessere Kundenzufriedenheit erzielen . Ein ERP wie unsere Lösung Actricity ist daher ein leistungsstarkes und unverzichtbares Werkzeug für Unternehmen, die in einer anspruchsvollen und sich ständig verändernden Geschäftsumgebung erfolgreich sein wollen.

In unserer nächsten Ausgabe von ‚ERP – kurz erklärt‘ werden wir die Vorteile der in das ERP integrierten Verträge und dem damit verbundenen enormen Zeitgewinn untersuchen.
Stay tuned.

ERP kurz erklärt

Regelmässig publiziert Actricity einen kompakten Artikel, um das komplexe Thema ERP leicht verständlich zu erläutern. In nur 4 – 6 Minuten gelesen, aber mit grossem Fachwissen, um Ihnen Business Lösungen und deren Nutzen näherzubringen.

Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, wir nehmen uns gerne Zeit für Sie!

By Daniela Schaffter

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