ERP kurz erklärt
Dezember 2023
DMS –
voll integriert im ERP
Sind Ihre Dokumente verstreut?
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Sie verschwenden Zeit damit, Ihre Dokumente auf Ihren Servern zu finden?
- Sie wissen nicht immer, welche die neueste Version des gesuchten Dokuments ist?
- Der Zugriff auf Dokumente von unterwegs ist nicht immer gewährleistet?
- Das Teilen von Dokumenten ist nicht immer einfach?
Mit einem integrierten elektronischen Dokumentenmanagement im ERP-System …
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werden Dokumente zentralisiert und mit den richtigen Prozessen verknüpft
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wird das Teilen von Dokumenten zwischen den Mitarbeitenden erleichtert.
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werden Dokumente versioniert und Fehler vermieden.
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sind Dokumente auch von unterwegs leicht zugänglich.
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werden Dokumente mit Workflows verknüpft, was zu Effizienzsteigerungen führt.
Das in ein ERP-System integrierte elektronische Dokumentenmanagement (DMS) bedeutet einen grossen Fortschritt im Bereich des Unternehmensmanagements. Die Konvergenz dieser Technologien bietet eine Komplettlösung, die die operativen Prozesse optimiert, die Effizienz verbessert und die Entscheidungsfindung stärkt. In diesem Artikel befassen wir uns mit den signifikanten Vorteilen des in eine ERP-Software integrierten elektronischen Dokumentenmanagements.
Zentralisierung von Informationen
Einer der Hauptvorteile dieser Synergie liegt in der Zentralisierung von Informationen. Mit einem in das ERP integrierten DMS werden alle wesentlichen Daten und Dokumente an einem zentralen Ort gespeichert, auf welche alle Abteilungen im Unternehmen Zugriff haben. Die manuelle Suche nach Informationen, die über verschiedene Systeme verstreut sind, entfällt. Unnötiger Zeitaufwand wird reduziert und die Gesamtproduktivität verbessert.
Verbesserte Zusammenarbeit
Darüber hinaus fördert das in das ERP integrierte DMS die Zusammenarbeit innerhalb der Organisation. Mitarbeitende können Dokumente in Echtzeit teilen, bearbeiten und kommentieren, was die Kommunikation zwischen den Teams erleichtert. Diese unmittelbare Zusammenarbeit beschleunigt Arbeitszyklen, fördert Innovationen und ermöglicht eine bessere Koordination zwischen den Abteilungen.
Verbesserte Rückverfolgbarkeit
Ein weiterer bedeutender Vorteil ist die verbesserte Rückverfolgbarkeit von Dokumenten. Jede Änderung und jede Aktion, die an einem Dokument durchgeführt werden und jeder Zugriff auf ein Dokument werden aufgezeichnet und können dank des in das ERP integrierten DMS nachverfolgt werden. Dies erhöht die Transparenz der Prozesse und erleichtert die Einhaltung von Vorschriften, wodurch das Unternehmen ein höheres Mass an Kontrolle und Sicherheit über seine sensiblen Informationen erhält.
Reduktion des Papierverbrauchs
Die Reduktion von Papier ist ebenfalls ein entscheidender Aspekt des in einem ERP integrierten elektronischen Dokumentenmanagements. Durch die Digitalisierung und die Automatisierung von dokumentenbasierten Prozessen können Unternehmen ihre Abhängigkeit von Papier erheblich reduzieren, was zu spürbaren Kosteneinsparungen hinsichtlich des Druckens, der physischen Lagerung und der Archivierung führt. Darüber hinaus und quasi ganz nebenbei wird die ökologischen Nachhaltigkeit und damit die Umweltfreundlichkeit des Unternehmens erhöht.
Erstellen von automatisierten Workflows
Ein weiterer zu beachtender Aspekt ist die Verbesserung des Workflow-Managements. Ein in das ERP integriertes DMS ermöglicht die Erstellung automatisierter Workflows, die Optimierung von Geschäftsprozessen und die Eliminierung redundanter manueller Aufgaben. Dies gewährleistet eine schnellere und genauere Aufgabenausführung, reduziert menschliche Fehler und ermöglicht es den Mitarbeitenden, sich auf Aufgaben mit höherer Wertschöpfung zu konzentrieren.
Einfaches Teilen von Dokumenten
Darüber hinaus erleichtert ein in ein ERP integriertes DMS überall und jederzeit den Zugriff auf wichtige Informationen. Mit dem Aufkommen der Remotearbeit wird diese Funktion immer wichtiger. Mitarbeitende können von jedem mit dem Internet verbundenen Gerät auf die benötigten Dokumente zugreifen, was die Flexibilität und die Agilität des Unternehmens verbessert.